新卒で会社に入って、最初はいろいろ苦労したけれど、一番苦手だったのがメールでした。これまではなかなかかしこまったメールをした経験がなく、いつも手探りでした。

 

宛先には課長はまで含めていいのか、宛先の順番はどうしたらいいのか、書き出しはなんて書いたらいいのか、尊敬語や謙譲語は正しいのか、件名はどうつけたらいいのか、迷うことばかりで時間ばかりかかっていました。

 

上司への報告メールを1つ書くだけで1時間かかることもざらで、「メール一本くらいでどうしてそんなに時間がかかるんだ!」とよく叱られたものです。

 

しかもそれだけの時間をかけながら作ったメールは「わかりにくい」と怒られることもしばしばでした。

 

そこで私が考えたのは人のメールをテンプレートにすることでした。

 

自分が受け取って、「あぁいいメールだな。」と思ったメールを保存しておき、いろんなシーンごとに分けてテンプレートとして保存したのです。

 

例えば、議事録送付用、依頼用、督促用、上司への報告用、謝罪用など自分が送る可能性のあるものについて、テンプレートをどんどん増やしていきました。

 

こうすることで作成時間を大分短縮することができ、簡単なメールであれば品質も一定になるようになってきました。

 

しかし、難しいメールや内容がどうしても長くなるようなメールについてはなかなかレベルアップが難しく、上司からの指摘を受ける毎日でした。

 

そこで私は特訓をすることにしました。

 

上司に掛け合って、可能な限りお客さんとのメールのやりとりや会社内部の事務的なメールなどを任せてもらい、1日に数十件のメールを打ちまくりました。

 

また、その際必ず時間を計り、どの程度の内容にどのくらいの時間がかかっているのかを計測しました。

 

内容については上司から私の作ったメールについてフィードバックをもらい、少しずつ直していきました。すると、1か月もするとすらすらと書けるようになってきたのです。

 

作成スピードもあがり、品質も向上してきました。上司からも褒められるまでになりました。今ではどんな難しいメールでも30分はかかりません。

 

数をこなす、というのは一番地道で一番の近道なんだなと当たり前のことを実感したメール特訓でした。

 

苦手意識を持つ方がいたら新人の今が克服するチャンスです。機会を作って場数をこなしていきましょう。