議事録は得意ですか。社会人になって最初にする代表的な仕事だと思います。

 

最初の1年は議事録ばっかり書いていたという人も多いのではないでしょうか。

 

ただ会議に出席して聞いたことをメモするだけかもしれませんが、議事録を見ればその人のビジネススキルや仕事への取組み方がわかってしまうものです。

 

ぎくっとしたあなた、明日から少し気を付けたほうがいいかもしれませんね。

 

議事録を作成する上で一番大事なのは「前準備」です。これで議事録の品質の半分以上が決まっていると思っても間違いないです。

 

慣れていない人はなんの準備もせず、いきなり会議に出席してメモを取り始めますが、それだとあたふたしてきっと十分なメモが取れないはずです。

 

まず、あたりまえのことですが、会議の目的と議題を確認しましょう。

 

その会議で何を決めるのか、何を話すのかを事前に知っておくことで話の流れが想像でき、議事録がとりやすくなります。

 

続きものの会議では、前回および前々回の会議まで遡ってみておくことも大事です。そうすることでわからない言葉も事前に発見でき、調べておくことができます。

 

また、出席者を確認しておきましょう。出席者が不明でかつたくさんの出席者が想定される場合は事前に空白の座席表を用意しておきましょう。

 

それを会議中に出席者全員に回して書いてもらうことで、後からいちいち名前を聞いて回らなくてすみます。

 

また、略語を決めておきましょう。決定事項は「決」、TODOになったものには「T」など素早く議事録を取るための工夫を事前にしておくと慌てずに適切に会議内容を捉えることができます。

 

以上の本当に基本的なことを実践するだけでも、今よりずっと早く、ずっと適切な議事録が作成できると思います。

 

たかが議事録されど議事録です。議事録をきちんと作成できる人は他の仕事も段取りをつけてきちんとできると評価されます。

 

疎かにしていた人は、議事録で上司をうならせてやる、という気概で作ってみてはどうでしょうか。きっとあなたを見る目が変わるはずです。